Valget av riktig kontorstørrelse er avgjørende for at en bedrift skal kunne fungere optimalt. For liten plass kan føre til overfylte arbeidsområder og lav produktivitet, mens for stor plass kan bli kostbart uten å gi reell merverdi. I denne artikkelen ser vi på hvilke faktorer du bør vurdere for å finne den perfekte kontorstørrelsen for din virksomhet, inkludert tips, beregninger og eksempler.

Vurder Bedriftens Behov

Analyser antall ansatte
En tommelfingerregel er å planlegge ca. 10-15 kvadratmeter per ansatt. Dette dekker skrivebord, oppbevaringsplass og sirkulasjonsområder, men ulike stillinger og roller kan kreve forskjellig plass. For eksempel vil en kreativ avdeling kanskje ha mer plass for samarbeid, mens administrative avdelinger ofte kan ha mindre individuelle områder.

La oss si at en bedrift har 20 ansatte. Da vil man kunne estimere kontorbehovet slik:

• Minimum: 20 ansatte×10 m2=200 m2
• Maksimum: 20 ansatte×15 m2=300 m2

Med andre ord vil bedriften trenge mellom 200 og 300 kvadratmeter, avhengig av arbeidsmønster og fleksibilitet.

Arbeidsstiler og funksjoner
Husk å vurdere arbeidsmønstre og preferanser. I dag foretrekker mange ansatte fleksible arbeidsmodeller, som hjemmekontor eller delte arbeidsplasser. Ifølge en undersøkelse fra 2023* rapporterte over 70 % av norske ansatte at de ønsker en hybrid arbeidsordning, noe som kan redusere behovet for individuelle arbeidsstasjoner på kontoret.

Fleksible Arbeidsmodeller og Fremtidig Vekst

Tilrettelegg for vekst
Når du velger kontorlokaler, bør du tenke på potensialet for vekst. Dersom du planlegger å ansette flere i løpet av de kommende årene, er det klokt å ha noe ekstra plass tilgjengelig. Alternativt kan du vurdere kontorløsninger som coworking eller fleksible leieavtaler, som gir muligheten til å utvide etter behov.

Redusert plassbehov med hybride modeller
Hvis dine ansatte ofte jobber hjemmefra, kan du redusere kontorplassbehovet betraktelig. For eksempel, hvis bare halvparten av de 20 ansatte er på kontoret til enhver tid, kan du planlegge for ca. 100-150 kvadratmeter i stedet.

Vurder Kontortyper og Layout

Tradisjonelle kontorer vs. åpne kontorlandskap
Den valgte kontorløsningen vil ha stor betydning for det totale plassbehovet. Tradisjonelle kontorer krever ofte mer plass per ansatt, mens åpne kontorlandskap kan optimalisere bruken av arealet, men samtidig kan de skape utfordringer når det gjelder konsentrasjon.

Behov for møterom og samarbeidssoner
I tillegg til arbeidsstasjoner, trenger de fleste bedrifter møterom og soner for samarbeid. En god løsning er å ha ett eller to møterom per 10 ansatte, avhengig av hvor ofte møter holdes. Hvis møterommene også kan brukes som fleksible områder, kan dette hjelpe med å redusere det totale plassbehovet.

Kontorfellesskap og virtuelle kontorer
For mindre bedrifter eller frilansere kan et kontorfellesskap eller virtuelt kontor være en gunstig løsning. Dette gir lavere kostnader og mulighet for profesjonelle fasiliteter uten å binde seg til et stort, eget kontor.

Kostnader og Budsjett

Faste utgifter og vedlikehold
Kontorleie kan være en stor utgiftspost, og det er viktig å vurdere både faste og variable kostnader som strøm, internett og vedlikehold. Hvis du har et klart budsjett, kan du lettere avgjøre hvilken kontorstørrelse som passer.

Eksempel på budsjettberegning
La oss si at leien er 300 kr per kvadratmeter i måneden. For et kontor på 200 kvadratmeter vil månedskostnaden være:
300 kr×200 m2=60,000 kr per måned.

Dette gir en årlig kostnad på 60,000 kr×12≈720,000 kr, noe som kan være en stor utgift for mange bedrifter.

Hvordan Inkludere Ansatte i Valgprosessen

Ansattes trivsel og produktivitet
Å få tilbakemeldinger fra ansatte kan bidra til å finne en balanse mellom plass, trivsel og produktivitet. En studie* viser at 80 % av ansatte mener at arbeidsmiljøet påvirker deres trivsel. Hvis kontorplassen oppleves som trang og ubehagelig, kan dette føre til lavere produktivitet.

Kultur og samarbeidsdynamikk
Kontorutforming kan påvirke kulturen på arbeidsplassen. For eksempel kan åpne kontorlandskap legge til rette for samarbeid og uformelle samtaler, mens lukkede kontorer kan være bedre for konsentrasjonsarbeid.

Eksempler og Casestudier

Bedrifter som har lyktes med fleksible løsninger
Mange bedrifter i Norge har gått over til fleksible kontorløsninger. Et eksempel er Schibsted, som i 2022 reduserte kontorarealet sitt ved å innføre hybrid arbeidsmodell, hvor ansatte veksler mellom hjemmekontor og kontorfellesskap.

Kostnadsbesparelser
Ved å velge en fleksibel kontorløsning, kan bedrifter redusere utgifter og samtidig tilby ansatte flere valgmuligheter.

Anbefalinger

• Start med å analysere dagens behov, men planlegg også for fremtidig vekst.
• Vurder forskjellige kontorløsninger, inkludert kontorfellesskap og virtuelle kontorer.
• Inkluder ansatte i prosessen for å sikre trivsel og produktivitet.

Ved å følge disse stegene vil du kunne finne riktig kontorstørrelse for din bedrift, enten du velger å ha et stort, tradisjonelt kontor, eller går for en mer fleksibel løsning. Når du har bestemt kontorstørrelsen, er neste steg å finne det ideelle kontorlokalet. For å gjøre denne prosessen enklere har vi laget en trinn-for-trinn veiledning som hjelper deg å finne det ideelle kontorlokalet.